Οργάνωση Γραφείου: Βρες τα απαραίτητα για να δουλεύεις αποδοτικά!

Οι σύγχρονοι ρυθμοί εργασίας είτε μιλάμε για το καθημερινό «πήγαινε – έλα» στο κλασικό γραφείο είτε αναφερόμαστε στο work from home, όπως αυτό καθορίστηκε κατά τη διάρκεια αλλά και μετά την εποχή του κόβιντ, απαιτούν αυξημένη οργάνωση για μια αυξημένη παραγωγικότητα.

Τι εννοούμε; Με απλά λόγια, η καλή και σταθερή οργάνωση ενός γραφείου, ανεξαρτήτως με το πού βρίσκεται, αποτελεί το το κλειδί στη διασφάλιση της παραγωγικότητας και της αποδοτικότητας. Ένα καλά οργανωμένο γραφείο όχι μόνο μπορεί να βοηθήσει στη μείωση του αναίτιου άγχους αλλά και να σου εξοικονομήσει πολύτιμο χρόνο καθημερινά. Το να μπορείς να βρίσκεις εύκολα τη γραφική ύλη που θέλεις ή να έχεις σε μικρή απόσταση γύρω σου όλα τα είδη γραφείου που απαιτεί η εργασία σου, θα σε βοηθήσει να εργαστείς πιο έξυπνα και ξεκούραστα.

Εάν είσαι από εκείνους που καλούνται να διαχειριστούν ένα χάος καθημερινά και παλεύουν με την ακαταστασία τους, ανύμποροι να βρουν ένα απλό στυλό, τότε έφτασε η στιγμή για να αλλάξεις την καθημερινότητά σου! Πώς; Ακολουθώντας τις παρακάτω συμβουλές.

Ξεκίνα πάντα με καθαρό γραφείο

Το πρώτο πράγμα που πρέπει να κάνεις πριν ξεκινήσεις να δουλεύεις, πέρα από το να πιεις δυο, τρεις γουλιές καφές, είναι να αδειάσεις από τα περιττά αντικείμενα την επιφάνεια του γραφείου σου. Είναι συνηθισμένο όταν φεύγουμε από τη δουλειά, να αφήνουμε στο γραφείο μας χαρτιά, τετράδια, καφέδες, ξύστρες και γόμες μέσα στη μέση. Όλα αυτά δεν εξαφανίζονται δια μαγείας από εκεί. Θα μας περιμένουν καρτερικά μέχρι το επόμενο πρωινό για να μας πουν «καλημέρα». Αφού τα καλημερίσεις και εσύ πίσω, προσπάθησε να ξεμπουκώσεις από τα περιττά αντικείμενα τον χώρο που θα εργαστείς. Ένας καθαρός χώρος εργασίας δεν φαίνεται μόνο αισθητικά ευχάριστος, αλλά θα σου επιτρέψει να εστιάσεις στην εργασία σου χωρίς περισπασμούς.

Εργαλεία οργάνωσης

Η οργάνωση γραφείου δεν είναι ένα απλό έργο. Απαιτεί να έχεις προμηθευτεί και τα κατάλληλα «εργαλεία» για να την φέρεις εις πέρας. Από την απλή μολυβοθήκη και τις θήκες συνδετήρων, μέχρι κουτιά σημείωσων και ολόκληρα συρτάρια, η επιτυχία μιας καλής οργάνωσης κρύβεται στην σωστή κατηγοριοποίηση της γραφικής σου ύλης και εν γένει των ειδών γραφείου σου. Μην αμελείς να τα τακτοποιείς συστηματικά και να τα αντικαθιστάς όποτε αυτό κρίνεται απαραίτητο. Έτσι, θα κατορθώσεις να κερδίσεις πολύτιμο χρόνο για να αφοσιωθείς στην εργασία σου ενώ θα μειώσεις και τα τυχόν νεύρα που θα σου προκαλέσει μια αποτυχημένη αναζήτηση στυλού.

Βάλε χρώμα

Το ήξερες ότι μια απλή σχετικά στη σκέψη και στην εκτέλεση χρωματική κωδικοποίηση αποτελεί μια ισχυρότατη τεχνική οργάνωσης; Ε λοιπόν μάθε το και προσπάθησε να την αξιοποιήσεις. Κάνε αντιστοιχία χρωμάτων με διαφορετικές εργασίες, έργα ή κατηγορίες. Χρησιμοποίησε έγχρωμους φακέλους και αυτοκόλλητα post it ώστε να αναγνωρίζεις γρήγορα την ταξινόμηση που έχεις δώσει στα έγγραφά σου.

Άνεση και εργονομία

Το Α και το Ω για ένα χώρο εργασίας είναι να νιώθεις άνετος στην… τοποθεσία γραφείο. Αν και για κάποιους η άνεση μπορεί να συγκαταλέγεται στα ουτοπικά σενάρια θα ήταν καλό να μας πιστέψεις όταν σου λένε ότι υπάρχει ο τρόπος να το πετύχεις!

Τα δυο πιο βασικά συστατικά της άνεσης είναι το γραφείο και η καρέκλα. Προτίμησε λοιπόν να επενδύσεις σε εργονομικά έπιπλα τα οποία έχουν κατασκευαστεί ειδικά για αυτό που αναζητάς. Την άνεση και τη μείωση της δυσφορίας. Μην ξεχνάς ότι η καρέκλα και το γραφείο πρέπει να βρίσκονται στο σωστό ύψος για να αποφευχθεί η καταπόνηση της πλάτης, του λαιμού και των καρπών. Τέλος, η συμβουλή για να νιώσεις ακόμα πιο άνετος στο γραφείο σου είναι να προσθέσεις προσωπικές πινελιές, όπου αυτό είναι εφικτό. Για παράδειγμα, βάλε σε κάποια γωνιά του γραφείου μια γλάστρα με το αγαπημένο σου φυτό ή μια οικογενειακή φωτογραφία ή ακόμη και και ομαδική φωτογραφία με τους συναδέλφους σου. Όλα αυτά, θα φτιάξουν ένα περιβάλλον οικείο και λιγότερο στρεσογόνο με στόχο να τονώσει την ίδια σου τη διάθεση αλλά και να σου τονώσει τα προσωπικά σου κίνητρα.

Τακτική Συντήρηση

Για το τέλος, αν και η λίστα θα μπορούσε να ήταν ακόμα πιο μεγάλη, κρατήσαμε το πιο δύσκολο. Την τακτική συντήρηση της οργάνωσης στο γραφείο σου. Σκέψου πως το να διατηρήσεις για αρκετό διάστημα ένα καλά οργανωμένο γραφείο είναι μια διαρκή μάχη με το καθημερινό χάος και ακαταστασία. Αυτό που έχεις να κάνεις είναι απλα να αφιερώσεις ελάχιστο χρόνο κάθε ημέρα ή ακόμη και κάθε εβδομάδα, ώστε να τακτοποιήσεις τον χώρο δουλειάς σου.

Η διατήρηση ενός οργανωμένου γραφείου είναι μια διαρκής διαδικασία. Αφιερώστε χρόνο κάθε μέρα ή εβδομάδα για να τακτοποιήσετε τον χώρο εργασίας σας. Επιστρέψτε τα αντικείμενα στις καθορισμένες θέσεις τους, αρχειοθετήστε τα έγγραφα και καθαρίστε την ψηφιακή σας ακαταστασία.

Ακολουθήστε το Money Review στο Google News