Πόσα email να αντέξεις;

Ο Jon Stein είναι CEO της Betterment, μιας χρηματοοικονομικής εταιρείας στη Νέα Υόρκη, η οποία απασχολεί 240 υπαλλήλους. Ισχυρίζεται ότι κοιτάζει τα email του μόνο μία φορά την ημέρα, κάθε μέρα, στις 6 π.μ. Έτσι δεν αποσπάται η προσοχή του και άρα είναι σε θέση να συγκεντρώνεται μέσα στο υπόλοιπο της ημέρας.

Το email είναι προφανώς ο κατεξοχήν τρόπος επικοινωνίας στην καθημερινότητα του μέσου επαγγελματία. Είναι όμως τέτοια η ευκολία που προσφέρει, ώστε συχνά γυρίζει μπούμερανγκ στον χρήστη. Το να κοιτάζεις σήμερα τα email σου είναι μια δουλειά από μόνη της. Εργαζόμενοι, ιδίως όσοι βρίσκονται σε θέσεις αυξημένης ευθύνης, συχνά αδυνατούν να διαχειριστούν όπως θα ήθελαν τον όγκο των email στο επαγγελματικό τους γραμματοκιβώτιο. Έρευνα στις ΗΠΑ έχει καταδείξει ότι το μέσο inbox έχει 199 αδιάβαστα email.

Στον αντίποδα, υπάρχουν και εκείνοι που επιλέγουν να μην αφήνουν κανένα email ποτέ αδιάβαστο. «Όταν έρχεται ένα email, δεν μπορώ να το προσπεράσω, το ανοίγω αμέσως. Αφού το διαβάσω και ενδεχομένως απαντήσω, συνειδητοποιώ ότι προς στιγμή έχω ξεχάσει τι ακριβώς έκανα την ώρα που ήρθε. Είναι κάτι που με πηγαίνει πίσω μέσα στη μέρα. Όμως δεν μπορώ να μην ανοίξω το email. Μπορεί να είναι κάτι επείγον. Μου προκαλεί ανασφάλεια να έχω αδιάβαστα email», μου έλεγε πρόσφατα φίλος με τον οποίο ανοίξαμε συζήτηση.

Και στις δύο περιπτώσεις, το καθημερινό φορτίο των email προκαλεί στρες και έλλειψη συγκέντρωσης. Τελευταία, στο εξωτερικό, δημιουργείται μια νέα τάση: «Aν θέλεις να επικοινωνήσεις μαζί μου, μην μου στείλεις email». Εφαρμογές όπως το Signal ή το Slack κερδίζουν έδαφος στην επικοινωνία, ιδίως στις ηλικίες κάτω των 30, ενισχύοντας τη λογική του άμεσου, ζωντανού και γρήγορου διαλόγου στις συνεργασίες, με μηνύματα που «κρατούν» για 5 λεπτά, τα απαντάς, και προχωράς. Όμως δύσκολα μπορεί να φανταστεί κανείς την καθημερινότητα στο γραφείο χωρίς email, το οποίο συν τοις άλλοις προσφέρει τη δυνατότητα της τεκμηρίωσης αλλά και της αρχειοθέτησης.

Η ουσία είναι ότι οι διευκολύνσεις από τα βήματα της τεχνολογίας έχουν εκτοξεύσει τις δυνατότητες να «τρέχουμε» ταυτόχρονα πολλαπλάσια tasks απ’ ό,τι στο παρελθόν. Στην πραγματικότητα, είμαστε όμηροι της δική μας εξέλιξης. Ποιος όμως μπορεί να κατηγορήσει την εξέλιξη;

Θα βοηθούσε ωστόσο να γίνουμε όλοι πιο πρακτικοί στις προτεραιότητες και τις επικοινωνίες μας, δίνοντας μεγαλύτερη αξία στην ιδιωτικότητα και τον χρόνο του παραλήπτη. Το email δεν είναι τέλειο, αλλά μέχρι σήμερα είναι το καλύτερο που είχαμε, για την ευχέρεια της επικοινωνίας και την αύξηση της παραγωγικότητας.

Τώρα, αν πραγματικά ο CEO της Betterment καταφέρνει να κοιτάζει τα email του μόνο μία φορά την ημέρα και συγχρόνως διοικεί εταιρεία, του αξίζουν συγχαρητήρια. Εγώ πάντως διακόπτω αυτό το κείμενο, για να τσεκάρω τα email μου.

Ακολουθήστε το Money Review στο Google News